Проєктний менеджмент

Задача максимум!

Є мета і спільне розуміння, яким буде проєкт. Тепер настав час приступати до його реалізації. Як це зробити і за що хапатися в першу чергу? Почати треба з постановки завдань — конкретного опису того, що буде виконано на шляху до досягнення мети. Так, це складний і трудомісткий процес (життя — не тортик), але знання основних правил і принципів постановки завдань дозволить досягти результатів швидше і ефективніше. Результатом даних кроків стане чіткий і зрозумілий план дій.

МЕТА — бажаний кінцевий результат.
ЗАВДАННЯ — дія, для досягнення мети.
МЕТОД — спосіб виконання дії.

Уявімо, що наша місія — врятувати хом'ячків від вимирання через ожиріння. Мета — зменшити кількість хом'ячків із зайвою вагою на 20% за півроку. Методів для її досягнення кілька: можна змінити раціон харчування хом'ячків або збільшити фізичні навантаження. Тепер саме час поставити першу задачу. Її краще писати по моделі SMART — універсальної методики, яка підходить для постановки і цілей, і завдань.


Отже, перше завдання: протягом тижня сформувати дві групи по 20 хом'ячків. Підзадачами будуть:

  1. Сформувати команду:
  • дати оголошення про набір в команду;
  • провести відбір;
  • розподілити завдання.

2. Розробити раціон харчування:

  • знайти дієтолога;
  • розробити дієту;
  • закупити продукти.

3. Знайти приміщення для роботи:

  • визначити площу приміщення і бажане місце розташування;
  • зв'язатися з агентом з нерухомості.

  1. Розробити програму фізичних навантажень:
  • знайти фахівця з фіз.подготовки тварин;
  • закупити / взяти в оренду тренажери.

4. Визначитися, де шукати фінансування (на продукти, оренду приміщення, оплату праці, закупівлю тренажерів). Припустимо, ми вирішили залучити спонсорів, тоді підзадачі:

  • сформувати спонсорську пропозицію;
  • зв'язатися з потенційними спонсорами;
  • бути присутнім в інформаційному полі (сайт, реклама, соц.мережі).

Це лише частина плану дій, який можна вибудувати на жартівливому прикладі про хом'яків. Проте, навіть на прикладі несерйозної ідеї можна зрозуміти наступне: при правильному плануванні кожен проєкт в підсумку зажадає багато ресурсів: команду, фінансування, піар-кампанію, рекламу та інше. І це все повинно взаємодіяти в рамках єдиного плану, де виконання кожного завдання повинно неминуче приводити до досягнення поставленої мети.

Як зробити так, щоб задача була виконана:
  1. Призначити відповідального. Є вислів: «Колективна відповідальність славиться своєю безвідповідальністю». Не дивлячись на те, що завдання можуть виконувати кілька людей, над ними повинен бути один, який все проконтролює.
  2. Правильно сформулювати завдання. Треба дати завдання й упевнитися, що виконавець його правильно зрозумів. Правильно — означає, що всі деталі враховані і точно передані виконавцям. Найкраще уточнити, чи все зрозуміло людині, яка відповідає за виконання, і ввічливо попросити його повторити, як він це зрозумів.
  3. Поставити дедлайн. Відсутність термінів призводить до розтягування або ж невиконання завдань зовсім. Час — це найважливіший ресурс, яким володіють всі. Його не можна розтягнути або стиснути, можна лише ефективно використовувати. Правильний розподіл часу є запорукою успіху для будь-якого проєкту.
  4. Дати всі необхідні ресурси. Перш, ніж ставити завдання, потрібно переконатися, що для її виконання все є. Якщо чогось не вистачає, зробіть все можливе, щоб компенсувати цей недолік.


Завдання можна вважати повністю прописаними, коли вони відповідають на питання: яким чином будуть досягнуті намічені цілі, як будуть виконуватися поставлені завдання, хто буде здійснювати їх рішення, які ресурси будуть при цьому задіяні?

Корисна порада: якщо завдання пов'язане з іншими організаціями, переконайтеся, що все обумовлено не тільки з керівниками, а й з безпосередніми виконавцями. Наприклад, ви домовилися з директором магазину, що проведете у них презентацію. Переконайтеся, що про це знає не тільки керівник, але і вахтер Петрович, який вранці відкриває приміщення, і електрик Василич, який допоможе підключити апаратуру. В іншому випадку, ризикуєте «кувати» у двері до відкриття магазину і шукати вільні розетки, замість того, щоб починати презентацію.

Коли всі завдання і підзадачі проєкту визначені, їх пора систематизувати і розподілити в часі. Так створюється календарний план. Писати його краще від фінішу проєкту до сьогоднішнього дня. Наведемо приклад інформаційного плану вуличного заходу:
«20 травня буде фінальний день проєкту. Значить, 17 травня повинна пройти прес-конференція, 14-15 травня — розісланий прес-анонс в ЗМІ, який повинен бути готовий 12 числа, значить максимум до 10 травня потрібно визначитися з місцем і часом проведення заходу тощо»
Даний спосіб називається зворотнім плануванням. Іншими словами, точкою відліку є день, коли проєкт буде завершений. По-перше, так ви зможете рівномірно розподілити всю свою діяльність, по-друге, залишите люфт на випадок непередбачених обставин.

Календарний план — це той інструмент, який може видозмінюватися щохвилини. Змінюються обставини, люди, терміни, і, як наслідок, змінюється календарний план. Дуже важливо своєчасно вносити правки, щоб чітко розуміти, які ще процеси зачіпаються.

Коли завдання розписані, всі знають зону своєї відповідальності, і створений календарний план, можна сміливо діяти!

Не уникайте проблем, шукайте шляхи їхнього вирішення!

Ілюстрації: unsplash.com та gifer.com